Navegar pelo processo de admissão na faculdade pode ser uma tarefa assustadora para alunos, pais e educadores, especialmente com a crescente concorrência de inscrições e exigências de prazos.
As ferramentas de automação certas podem fazer toda a diferença.
Com recursos como rastreamento de inscrições, edição de redações, lembretes de prazos e recomendações personalizadas de faculdades, essas ferramentas não só ajudam os alunos a gerenciar suas inscrições de forma mais eficaz, mas também fornecem aos pais percepções para melhor apoiar seus filhos.
Para os educadores, os benefícios são substanciais - o software automatizado pode ajudar a acompanhar o progresso dos alunos, gerenciar recomendações e garantir que prazos importantes sejam cumpridos.
O melhor software de admissão à faculdade deve ser capaz de atender a todas as suas necessidades. Mas, com tantas opções disponíveis, como escolher a mais adequada para você?
Neste artigo, examinaremos os recursos e benefícios dos principais softwares de matrícula em ensino superior para ajudá-lo a tornar a jornada de admissão na faculdade a mais tranquila possível.
O que é um software de admissão em faculdades?
O software de admissão em faculdades refere-se a qualquer ferramenta projetada para simplificar vários aspectos do processo de admissão e matrícula. Ele pode auxiliar em tarefas como contato com alunos em potencial, processamento de inscrições, processamento de pagamentos on-line e seleção de candidatos.
Os principais benefícios do uso de um software de admissão universitária incluem:
- Manuseio de aplicativos de alto volume: Gerencie com eficiência um grande número de aplicativos sem o incômodo associado.
- Reduzir o trabalho manual: Automatize as tarefas para minimizar o trabalho manual e reduzir a papelada, contribuindo para práticas ecologicamente corretas.
- Integração de sistemas: Integre-se perfeitamente aos sistemas existentes para melhorar a comunicação e a coordenação com os alunos.
- Recrutando os candidatos certos: Use dados e automação para identificar e recrutar os candidatos mais adequados para suas instituições educacionais.
- Solução completa: Ferramenta abrangente para a equipe de admissões e para o sistema de gerenciamento de informações do aluno.
Os 9 melhores softwares de admissão para faculdades
Há uma grande variedade de softwares de admissão escolar disponíveis no mercado, cada um oferecendo recursos-chave exclusivos para facilitar aspectos específicos do processo de admissão:
1. Intenções sociais para o chat ao vivo
Quase todos os candidatos em potencial usam smartphones e preferem aplicativos de mensagens para se comunicar. O bate-papo ao vivo nos sites das faculdades imita essa experiência, oferecendo uma maneira intuitiva e imediata para os alunos fazerem perguntas e obterem suporte.
O bate-papo ao vivo do Social Intentsse integra facilmente a ferramentas de colaboração populares, como Microsoft Teams, Slack, Google Chat e Webex, permitindo que você gerencie todas as comunicações a partir de plataformas conhecidas.
O bate-papo ao vivo oferece inúmeros benefícios para as admissões escolares:
- Respostas imediatas e tratamento de perguntas frequentes: O Social Intents permite que você responda às perguntas frequentes sobre admissões em segundos usando chatbots, enquanto as consultas mais complexas são direcionadas para agentes ao vivo. Isso garante que os alunos recebam informações oportunas e precisas, reduzindo sua ansiedade durante o processo de admissão.
- Disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana: Com os chatbots com tecnologia de IA, você pode fornecer suporte 24 horas por dia para estudantes nacionais e internacionais. Isso é fundamental, considerando a variação de fusos horários e a necessidade de informações instantâneas durante o processo de admissão de alta pressão.
- Transferência de documentos e transações financeiras: A plataforma de bate-papo ao vivo oferece uma solução abrangente para gerenciar transferências de documentos em tempo real e transações financeiras seguras. Isso simplifica o envio da documentação necessária e os processos de pagamento.
- Bate-papo por vídeo e navegação conjunta: Para obter um suporte mais personalizado, o Social Intents oferece recursos de bate-papo por vídeo e navegação conjunta, permitindo que os agentes de admissão orientem os alunos no processo de inscrição de forma visual e interativa. Isso gera confiança com o comitê de admissões e leva a resoluções mais rápidas para consultas complexas.
- Compromisso personalizado: O histórico de bate-papo e os formulários pré-chat permitem uma experiência personalizada para cada aluno, tornando as interações mais significativas. Os agentes podem se dirigir aos alunos pelo nome e fazer referência a conversas anteriores.
- Agentes ilimitados: Ao contrário de muitas outras soluções de bate-papo ao vivo, o Social Intents permite agentes ilimitados em todos os seus planos, garantindo que todos os membros da equipe, desde os responsáveis pela admissão até os orientadores acadêmicos, possam participar do suporte ao aluno.
2. Contato para direcionar seus alunos mais adequados
O Liaison é um conhecido software de admissão para escolas que ajuda as instituições de ensino superior a tomar decisões eficazes e orientadas por dados. Seu conjunto de serviços inclui:
- Software de cadastro
- Serviço de aplicativo centralizado (CAS)
- Soluções de marketing para faculdades
- Gestão da carteira de estudantes
- Sistemas de gerenciamento de admissões
- Gestão do ciclo de vida do estudante
- Seleção de alunos com base em dados
O CAS (Centralized Application Service, Serviço Centralizado de Inscrições) visa ativamente os melhores alunos, simplificando todo o processo de admissão com processamento de inscrições e serviços de suporte.
Isso inclui o envio fácil de documentos de apoio, históricos escolares e solicitações de recomendação. Os alunos também podem responder a perguntas adicionais específicas de cada campus ou programa, como redações, declarações pessoais, currículos ou amostras de trabalho.
A plataforma também permite que os candidatos gerenciem todo o processo em um único painel.
De modo geral, seu hub centralizado ajuda as organizações educacionais a atrair e matricular os candidatos mais adequados para seus programas, fornecendo direcionamento orientado por dados, um processo de inscrição simplificado e envolvimento contínuo dos candidatos.
3. Salesforce para um CRM completo
O Salesforce não é apenas um CRM para grandes organizações, mas também uma ferramenta poderosa para faculdades e universidades que buscam simplificar os processos de inscrição.
Com o Salesforce Education Cloud, as instituições podem:
- Acesse os dados em um único painel: Consolide todos os dados dos constituintes em um único sistema para oferecer experiências personalizadas em toda a jornada educacional.
- Personalize de acordo com as necessidades institucionais: Personalize o Education Cloud de acordo com os requisitos de sua instituição e aproveite mais de 4.000 aplicativos do AppExchange. Essa personalização garante que o CRM possa se adaptar aos processos e às necessidades exclusivas de qualquer instituição educacional.
- Participe de uma comunidade próspera: Participe de conselhos de clientes, obtenha suporte da comunidade Trailblazer ou conecte-se com um parceiro certificado.
- Melhor sistema de gerenciamento de matrículas: Atinja as metas de matrícula com um CRM escalável de recrutamento e admissão. O Salesforce permite que as instituições envolvam os alunos em seus canais preferidos, simplifiquem os processos de inscrição e decisão e criem relacionamentos mais sólidos por meio de estratégias de comunicação personalizadas.
4. Simplesmente aplique para os processos de inscrição e admissão
Um software de gerenciamento de escolas de ensino superior afeta tanto os candidatos iniciais quanto sua equipe de admissões.
Tendo isso em mente, a Simply Apply oferece as seguintes soluções de gerenciamento educacional para admissões e matrículas:
- Aplicativo de melhores práticas: Fornece um modelo de aplicativo pronto que inclui perguntas essenciais em conformidade com os padrões de relatórios federais.
- Gerenciamento de dados de listas: Gerencie dados de listas cruciais para a geração de relatórios (listas suspensas, botões de rádio, caixas de seleção). Adicione, edite ou exclua facilmente as descrições e os códigos dos itens da lista.
- Personalização e gerenciamento de texto do aplicativo: Atualize o nome, o logotipo ou o esquema de cores de sua faculdade. Se o processo de inscrição for alterado, você poderá editar o texto da inscrição para ajustar o fluxo de trabalho para seus clientes potenciais.
- Aplicativo e console voltados para o usuário: Otimize a experiência do usuário para os candidatos, tornando todo o processo de inscrição simples.
O Simply Apply também oferece acessibilidade de acordo com a Seção 508, permitindo que usuários com deficiências interajam facilmente com o aplicativo.
5. Lexmark para gerenciamento de matrículas
O software da Lexmark foi projetado para incentivar as instituições educacionais a dedicar mais tempo ao ensino e menos à administração. Eles oferecem uma solução completa para o gerenciamento de matrículas:
- Processamento e avaliação de admissão: Os usuários podem acessar e gerenciar instantaneamente as informações de um sistema de informações de alunos existente, permitindo decisões mais rápidas para alunos de graduação e pós-graduação. Isso permite que a equipe se concentre no recrutamento de alunos em vez de gerenciar tarefas manuais de entrada de dados.
- Processamento de ajuda financeira: A tecnologia de automação da Lexmark ajuda as equipes de ajuda financeira a gerenciar com rapidez e precisão todos os tipos de documentos e dados, mesmo durante os períodos de pico de inscrição, quando os envios são mais altos.
- Gerenciamento de registros e cadastros: Gerencie com eficiência os registros durante todo o ciclo de vida do aluno. Ao contrário das versões em papel, os registros digitais dos alunos gerenciados com a Lexmark podem ser acessados instantaneamente e com segurança de qualquer local.
- Processamento de transcrições: O software de processamento de transcrições da Lexmark captura e processa até mesmo os formatos mais complexos de transcrições, extrai dados de alunos e cursos, valida-os e integra-os ao seu sistema de informações do aluno. Isso permite que as instituições forneçam decisões oportunas aos alunos, ajudando a atingir as metas de admissão mais rapidamente, matriculando os alunos transferidos mais cedo.
Essas soluções otimizam várias tarefas administrativas, reduzem a burocracia e aumentam a eficiência geral do processo de gerenciamento de matrículas.
6. Ellucian para todas as instituições de ensino superior
A Ellucian é um software popular de admissão e matrícula voltado exclusivamente para o ensino superior.
Alguns dos principais recursos e benefícios incluem:
- Comunicação personalizada: Envolva os alunos por meio de conversas personalizadas via texto, e-mail e plataformas sociais.
- Monitoramento de aplicativos em tempo real: Analise o desempenho das inscrições em tempo real, permitindo que você ajuste as táticas da campanha para atingir suas metas de inscrição de forma eficaz.
- Processos simplificados e automação: Conecte-se individualmente com os clientes potenciais por meio de processos simplificados e automação de tarefas, tornando o processo de recrutamento mais eficiente e personalizado.
- Relatórios detalhados: Utilize ferramentas de dados e relatórios para se concentrar nos segmentos de clientes potenciais com maior probabilidade de se candidatar.
- Portais dinâmicos: Crie um portal dinâmico para que os clientes em potencial acompanhem o status de suas inscrições, conectem-se com a equipe ou colegas e recebam atualizações oportunas.
- Painéis e relatórios baseados em funções: Configure painéis e relatórios baseados em funções para que os usuários possam ver o progresso atual e ajustar as estratégias conforme necessário.
7. Collegix para instituições de pequeno e médio porte
O Collegix by Aptron é um sistema de gerenciamento escolar abrangente, adaptado para admissões em faculdades e universidades. Ele oferece uma variedade de serviços que atendem às necessidades dos alunos e da equipe administrativa, incluindo:
- Autoatendimento para alunos e funcionários: Facilita o acesso fácil às informações e aos processos necessários.
- Gerenciamento de auxílio financeiro: Simplifica o processamento de solicitações e desembolsos de auxílio financeiro, garantindo precisão e eficiência.
- Gerenciamento do ciclo de vida do aluno: Oferece suporte a todas as fases da jornada do aluno, desde a admissão até a formatura.
- Avanço do aluno: Ajuda a monitorar e promover o progresso e as conquistas dos alunos.
- RH e finanças: Gerencia os recursos humanos e as operações financeiras da instituição.
- Integrações de terceiros: Garante a integração perfeita com outros softwares e plataformas essenciais.
- Centro de candidatos envolvente: Orienta os alunos em potencial desde a consulta até a matrícula, tornando o processo envolvente e direto.
- Painel de controle poderoso para recrutadores: Fornece à equipe de admissões de alunos e aos orientadores ferramentas para rastreamento, comunicação e coordenação com alunos em potencial.
- Módulo de escritório abrangente: Simplifica as operações do escritório de admissões, otimizando o tempo e os recursos gastos nos processos administrativos.
Com o uso do Collegix, as instituições podem atrair e matricular com eficácia um corpo discente diversificado e altamente qualificado, melhorar as taxas de retenção e simplificar o processo de admissão. Como resultado, elas podem obter maior satisfação dos alunos e melhor desempenho acadêmico geral.
8. Populi para todas as necessidades de faculdades menores
O Populi é uma solução de inscrição ideal para escolas de pequeno porte, projetada para atender a todo o ecossistema da faculdade - desde funcionários, professores, ex-alunos e membros do conselho até alunos e candidatos.
Ele oferece uma ampla gama de funcionalidades para ensino, administração, ajuda financeira, captação de recursos e muito mais:
- Aplicativos on-line e móveis: O Populi oferece aplicativos baseados na Web fáceis de projetar que permitem que os candidatos iniciem, parem e continuem suas inscrições a qualquer momento. O software monitora o progresso da candidatura e incentiva a conclusão em qualquer dispositivo.
- Gerenciamento de mensalidades: As taxas de inscrição integradas permitem que os candidatos façam o pagamento das mensalidades antes de iniciar a inscrição ou como etapa final antes do envio.
- Relatórios: O software oferece relatórios personalizáveis e salváveis para ajudar a manter sua equipe de admissões focada e organizada.
- Referências: Solicite e receba referências de candidatos de forma segura e 100% on-line, simplificando o processo de recomendação.
- Perguntas e respostas no aplicativo: Os candidatos podem enviar perguntas diretamente da interface do aplicativo, e sua equipe pode fazer o acompanhamento usando mensagens no aplicativo.
O Populi foi projetado para lidar com quase todos os aspectos da administração da faculdade e do envolvimento dos alunos, o que o torna uma solução abrangente para instituições de pequeno e médio porte.
9. Ardósia para uma escolha econômica
O Slate.org é uma plataforma gratuita criada para promover uma comunicação e colaboração mais fortes entre faculdades, orientadores, organizações comunitárias e alunos.
Como parte de seu compromisso de promover o acesso à educação, o Slate.org oferece seus serviços gratuitamente a todas as partes, por tempo indeterminado.
Os principais recursos incluem:
- Compartilhamento de informações: As faculdades podem criar e compartilhar perfis detalhados de suas instituições, incluindo informações sobre programas e dados demográficos dos alunos. Esse eficiente sistema de gerenciamento de comunicação ajuda a fornecer uma visão geral abrangente aos alunos em potencial.
- Gerenciamento de eventos: As instituições podem exibir os horários de visita disponíveis, personalizar as instruções e comunicar quaisquer alterações aos representantes visitantes. Esse recurso é acessível a todos por meio de um portal voltado para o público.
- Liberação da decisão: As faculdades podem liberar suas decisões de admissão on-line, permitindo que os alunos vejam suas cartas por meio do portal de status de inscrição.
- Ferramentas do orientador: Os orientadores escolares podem analisar as inscrições, fazer upload de documentos e acompanhar o andamento das inscrições de seus alunos. Essa funcionalidade ajuda a manter todas as partes interessadas informadas e envolvidas em todo o processo de admissão.
- Acesso do aluno: Os alunos podem fazer login usando o logon único (SSO) para acompanhar suas inscrições, visualizar informações do orientador e receber atualizações, garantindo que estejam sempre cientes do status de suas inscrições e de quaisquer ações necessárias.
Faça a escolha certa para o futuro de sua instituição com o melhor software de admissão em faculdades
Há centenas de opções de software de admissão em faculdades no mercado, cada uma oferecendo recursos exclusivos para agilizar o processo de admissão. Se você precisa de um sistema de inscrição abrangente que simplifique o registro de alunos ou de recursos robustos de gerenciamento de mensalidades para transações seguras, há uma ferramenta projetada para atender às necessidades específicas da sua instituição.
Se você deseja uma solução que não apenas atenda a essas necessidades, mas também se destaque no engajamento de alunos em potencial, o Social Intents é a escolha certa para a sua instituição. Com recursos de bate-papo por vídeo para suporte personalizado e chatbots com tecnologia de IA para automatizar consultas comuns, o Social Intents aprimora a experiência geral de admissão para alunos e funcionários.
Comece a usar nossa avaliação gratuita de 14 dias hoje mesmo e transforme sua comunicação de admissão.