Are you starting to use Microsoft Teams for work chats and meetings? Want to know the Microsoft Teams etiquette and learn what to do (and what not to do) to make a great impression? Discover 20 easy-to-follow Teams etiquette tips to help make your video conferences and online meetings more productive.
FACT: In 2023, Microsoft Teams reached 300 million users, making it by far the most popular business communication platform.
E não é surpreendente.
Além das mensagens instantâneas, as equipes da Microsoft vêm com funcionalidades incríveis como conversas em grupo e privadas, compartilhamento de arquivos, chamadas de vídeo, etc., tornando-a uma das melhores aplicações de mensagens em equipe e colaboração por aí.
E se você também está se preparando para pular a carroça, você deve conhecer as mensagens básicas de bate-papo e a etiqueta da reunião on-line. Seguir estas etiquetas o ajudará a melhorar a colaboração, a produtividade e o compromisso com seus colegas, quer você trabalhe com eles no escritório ou remotamente.
Portanto, é exatamente sobre isto que vamos falar neste artigo.
Vamos entrar logo!
Etiqueta das Equipes Microsoft - The Do's
#1. Don’t let your Teams Meeting guests wait for you
For a superior experience, you should download MS Teams on multiple devices.
Por exemplo, se você tem o Outlook em seu telefone, você também deve ter Equipes. O aplicativo lhe dá alguns recursos que não estão disponíveis na versão do navegador.
E enquanto usar Equipes no navegador ou seu telefone está OK, você pode experimentar o melhor da experiência de Equipes baixando-a apenas para seu computador. Uma vez feito isso, você pode desfrutar de recursos como:
- Modo Juntos
- White-boarding
- Criação e junção de salas de descanso
- Ofuscando seu histórico durante as videochamadas, etc.
#2. Notificações de instalação
O objetivo do bate-papo é poder se comunicar mais rapidamente. Configure-se de acordo para que você receba notificações das mensagens e possa responder em tempo hábil. Você pode salvar, marcar e pinar conversas importantes de bate-papo.
Você não quer ser sobrecarregado por notificações ao mesmo tempo, portanto, caso seja necessário, você pode alternar todas as notificações, exceto suas maiores prioridades.
#3. Aprenda quando usar o que
As Equipes MS lhe dão muitas opções em termos de comunicação. Você pode enviar um e-mail, um MI ou um convite para uma reunião. Então, qual delas você deve escolher? Deixe-me ajudar:
- Use o IM e o bate-papo para equipes internas
- Use o e-mail principalmente para resumir projetos, seja com equipes internas ou com partes interessadas externas.
- O texto pode ser mais lento às vezes, seja por chat ou IM. Para coisas que precisam da resolução mais rápida, pule em uma chamada de voz ou vídeo.
#4. Siga a etiqueta do bate-papo das Equipes da Microsoft
As dicas de etiqueta do bate-papo em si é um tópico extenso, mas aqui estão algumas importantes:
- Use emojis efetivamente - os aplicativos de bate-papo não precisam ser chatos, e você pode se expressar com alguns emojis, memes, etc. divertidos. Basta ter cuidado para não exagerar e deixar seus colegas desconfortáveis com isso.
- Prefira enviar links para anexos - MS 365 pode co-editar documentos - ou seja, editar arquivos Word, Excel e PowerPoint simultaneamente com outros, e você deve tirar proveito de sua integração com as Equipes MS. Envie links para documentos em vez de anexos para evitar que múltiplas cópias de rascunhos desorganizem sua caixa de entrada.
- Mantenha as mensagens concisas e diretas - Lembre-se, trata-se de economizar tempo, portanto, mensagens curtas e concisas são a norma.
- Verificar o status de disponibilidade antes de começar a conversar (respeitar DnD, etc.) - O status de disponibilidade está lá por uma razão. Esteja ciente dos diferentes status de disponibilidade nas Equipes MS e envie uma mensagem aos seus colegas de acordo.
#5. Crie novas Equipes com cuidado
Se você precisar fazer uma equipe específica, é sempre melhor verificar se ela já existe. E se não existir, a abordagem cuidadosa é obter o consenso do grupo antes de adicioná-los a uma nova Equipe. Você pode cuidar da maioria do trabalho fazendo um novo canal em uma Equipe existente.
#6. Siga as melhores práticas da reunião em vídeo
As videoconferências são mais pessoais, e seguir as melhores práticas de videoconferência pode melhorar muito a experiência de todos os envolvidos, como por exemplo:
- Junte-se alguns minutos mais cedo para mostrar respeito e evitar frustração ao redor da espera.
- Use a videoconferência somente quando você tiver internet ininterrupta. Ninguém gosta de lutar para ver ou falar com você quando não pode.
- Unir-se ao mudo é como o Santo Graal de uma reunião de vídeo. Nada pode arruinar uma videochamada como o ruído de fundo vindo de qualquer participante. Para este fim, também é importante ficar mudo enquanto não se fala.
- Siga uma agenda detalhada para economizar tempo no fim de todos. Você pode usar o aplicativo Whiteboard da Microsoft para visualizar no que você está colaborando. Há também vários aplicativos que você pode integrar que podem ajudá-lo a agilizar as agendas, adicionar enquetes às suas reuniões e muito mais.
- Habilitar vídeo - É uma boa etiqueta mostrar sua presença profissionalmente em uma chamada de vídeo. Simplesmente manter o ícone de vídeo desativado sugere que você não está totalmente envolvido (e provavelmente não está) e o faz parecer pouco profissional.
- Seja profissional enquanto compartilha sua tela , prestando atenção à visibilidade e ao zoom para que todos possam vê-la claramente.
- Use o bate-papo para minimizar as distrações , compartilhando documentos e fazendo perguntas separadamente.
- Registre reuniões para referência futura, pois pode ajudá-lo a revisar pontos importantes novamente, conforme sua conveniência.
- Silencie outros dispositivos e aplicações enquanto estiver falando para evitar causar qualquer distração a si mesmo e aos outros.
- Tenha um moderador para grandes reuniões para que ele possa cuidar das diretrizes da reunião, dos lembretes e também das perguntas recebidas no bate-papo.
#7. Preste atenção ao tom. Sempre.
Especialmente no texto, seu tom pode nem sempre traduzir como você pretende. Portanto, tenha cuidado extra com seu tom de mensagem instantânea e de conversa e certifique-se de que ele seja sempre construtivo. Se necessário, participe de pequenos workshops na Internet para aprender como.
#8. Repetir somente quando necessário
Uma das melhores vantagens da maioria das plataformas de bate-papo é que você pode pesquisar através do histórico de conversas e evitar repetir-se. Faça o mesmo com as Equipes e economize tempo para você e seus colegas.
#9. Estabeleça uma resposta amigável fora do escritório
Você pode configurar sua resposta fora do escritório em Equipes separadamente ou sua resposta fora do escritório do Outlook será exibida em Equipes. Torne-o mais adequado para um aplicativo de mensagens dizendo algo como "Obrigado por sua mensagem", ao invés de "Obrigado por seu e-mail".
#10. Entenda a privacidade
De qualquer forma, nenhuma ferramenta de TI relacionada ao trabalho tem privacidade, portanto, deve ser óbvio. Mas, por uma questão de clareza, note que suas conversas nas Equipes MS não são privadas. Sua equipe de TI pode auditar Chats, Equipes e reuniões.
E mesmo que você possa ter chats e canais 'privados', eles são simplesmente 'separados' dos canais principais e bate-papo, e não privados como tal. A equipe de TI e a organização acabam tendo acesso a eles também. Aja com respeito a esta verdade.
Etiqueta das Equipes da Microsoft - as Não Perguntas Mais Frequentes
#1. Não convidar demais membros para as Equipes
Assim como você não enche sua sala de diretoria com pessoas que não são necessárias para aquela reunião, você não deve convidar demais membros para as equipes. Convidar apenas os principais interessados é bom senso, e desenhar uma lista ajudará.
Além disso, caso você esteja pensando em convidar convidados para uma Equipe, você deve saber que eles têm acesso a quase tudo em uma Equipe, incluindo discussões passadas. Convide-os apenas com aprovação de TI e se os membros de sua equipe estiverem de acordo com isso.
No lado oposto, se você fizer parte de uma equipe indesejada, entre em contato educadamente com o proprietário e obtenha permissão para sair.
#2. Não renomear equipes e canais sem notificar os membros
Informe sua equipe com bastante antecedência e tome o consenso deles antes de renomear um canal. Se não o fizer, as conseqüências podem ser bastante frustrantes.
A mudança de nome que você realiza nas Equipes não se reflete no SharePoint. No SharePoint, se você mudar o nome da pasta que está conectada a um canal padrão das Equipes, isto irá quebrar temporariamente a guia Arquivos do canal, e você não quer nada disto!
#3. Não diga apenas "oi".
As mensagens mais irritantes encontradas no mundo são as que apenas dizem 'olá', e depois, grilos... Você continua esperando, mas é como se a outra pessoa tivesse decidido desligar o telefone depois de dizer 'olá'. Peço-lhe, não faça isso.
Em vez disso, diga claramente seu objetivo de dizer oi ou olá, se você tiver um, e se não tiver, espere até que você tenha um.
#4. @menção consciente
Você só menciona as pessoas quando tem a ver diretamente com elas ou você está esperando uma resposta, não é mesmo?
Portanto, mencionar todo seu canal é uma prática muito contraproducente, pois é um desperdício de tempo do lado de todos. Não apenas isso, muitos de seus colegas podem estar em fusos horários diferentes e você pode estar incomodando-os simplesmente mencionando o canal e notificando-os.
Por outro lado, nem todos podem seguir novos canais automaticamente. A convocação de novos membros os ajudará a preparar suas notificações, por isso esta pode ser uma prática que você pode abraçar.
#5. Não utilize notificações prioritárias desnecessariamente
Mantendo-se alinhado com o ponto acima, você só deve usar notificações prioritárias em caso de real urgência. Para dar um empurrão extra, basta simplesmente @mentioning the person in chat.
Se você envia uma mensagem a alguém com a notificação de prioridade, você está implicando em uma urgência maior do que se você @mentiona-lo em uma conversa. Para fazer isso, clique no "!" na barra de ferramentas de texto para revelar a campainha. O destinatário receberá notificações a cada dois minutos durante vinte minutos ou até que eles leiam a mensagem.
#6. Use conversas particulares para o que deve ser
Os canais privados não são destinados a decisões de grandes equipes, mas são o espaço seguro para o brainstorming, asides privadas e o acompanhamento improvisado. Pode ser produtivo se conectar com seus colegas separadamente no caso de projetos de alta prioridade ou coisas inovadoras, etc.
Além disso, você não precisa ser formal quando se trata de bate-papos particulares. Não se preocupe com as saudações, restrições emoji e coisas do gênero. Deixe sua personalidade brilhar e você pode fazer conexões significativas com seus colegas em conversas particulares.
Lembre-se, quando você criar um canal privado, somente as pessoas convidadas para o canal podem ver conversas e acessar arquivos. Ele nem sequer aparece no diretório do canal.
#7. Não se sobrecarregue
As Equipes MS estão aumentando sua funcionalidade todos os dias e há muita coisa lá fora que você pode usar. No entanto, não faz sentido se sobrecarregar preocupando-se com a forma como você pode usar tudo isso.
Use somente o que lhe for útil e ocasionalmente explore as novas funcionalidades para ver se elas lhe servem para alguma finalidade.
#8. Mantenha sua listagem de canais simples
Mantenha sua listagem de canais simples desde o início e deixe-a evoluir naturalmente. Você pode manter um canal para coisas divertidas como memes e GIFs, um para fazer perguntas de meta-nível, um para anúncios gerais não adequados para outros canais, etc.
Também é comum terminar com demasiados canais, pois as pessoas tendem a criar um novo sempre que têm algo novo para discutir. Isto é contraproducente e você deve evitar fazer isso.
Você também pode usar a moderação do canal para restringir quem pode iniciar conversas em um canal específico. Você pode evitar que os convidados iniciem conversas, mas permitir que eles respondam, etc.
#9. Não fale em cruz
A conversa cruzada é má educação, tanto no mundo real, como na corporação. O mesmo vale para as plataformas de mensagens e bate-papo que conectam colegas remotos. Especialmente em uma reunião de vídeo, esperar que a outra pessoa termine e depois começar a conversar.
#10. Não se esqueça de manter as Equipes limpas e organizadas
Como proprietário de uma equipe, você deve se manter atualizado sobre a adição e remoção de membros da mesma. Além disso, adicionar uma foto única ao perfil da Equipe lhe dá personalidade para que você possa gostar de fazer isso.
Conclusão
Espero que com o "dos e não" que discutimos neste artigo, você tenha uma experiência melhorada das Equipes MS, ao mesmo tempo em que deixa uma impressão profissional.
Tudo de bom!