Descubra 15 dicas de etiqueta de Zoom fáceis de seguir para ajudar a tornar suas videoconferências e reuniões on-line mais produtivas e divertidas.
Você poderia trabalhar sem Zoom?
Meu palpite é não. Zero chances disso.
Porque mesmo que você volte a trabalhar no escritório todos os dias, outra pessoa com quem você precisa interagir continua a trabalhar remotamente. Ou eles simplesmente vivem em algum lugar distante, muito distante.
E assim, você tem que se encontrar no Zoom.
Mas, por mais útil que o Zoom seja para nos conectar, também pode ser uma grande dor. Faça a gestão dessas reuniões on-line e torne-as produtivas e divertidas. Isso não é fácil de se fazer. A situação fica ainda pior quando se tem mais de duas pessoas em chamada.
A boa notícia é que existem maneiras de domar esse caos, e você os descobrirá abaixo.
Cobriremos 15 regras de etiqueta de Zoom surpreendentemente eficazes tanto para os anfitriões de reuniões on-line quanto para os participantes.
Portanto, sem mais delongas, vamos direto ao assunto.
#1. Não deixe que seus convidados esperem por você
Importante para: O anfitrião, principalmente.
Não me interpretem mal; todos devem chegar a tempo para a chamada Zoom.
Mas isto é particularmente importante se você for o anfitrião da reunião. A última coisa que você quer que seus convidados experimentem é ter que olhar para aquela tela, dizendo-lhes que o anfitrião vai deixá-los entrar em breve, afinal de contas.
Já que você organizou a reunião e é responsável por iniciá-la, não pode se atrasar. Também não há desculpa para isso. Não é como se você tivesse ficado preso no trânsito ao seu computador ou algo assim, certo?
De fato, eu recomendo que você faça o login com antecedência. Desta forma, você poderá acomodar qualquer pessoa que possa decidir saltar no Zoom alguns minutos antes.
#2. Apresente-se e a todos no início da reunião
Importante para: O anfitrião,
Eu admito; esta é minha queixa pessoal com muitos anfitriões de reuniões de Zoom. Eles deixam que todos atendam a chamada e deixam que todos se conheçam.
Infelizmente, muitas vezes, isto não leva a nada mais do que um silêncio prolongado e um tanto embaraçoso.
Dificilmente será um ótimo começo para a chamada, não concorda?
Como anfitrião, é sua responsabilidade iniciar a reunião. É você também que precisa se certificar de que todos conheçam as outras pessoas em chamada.
Portanto, numa situação em que seus outros participantes não se conhecem, você precisa falar primeiro.
Apresente-se, e depois diga a todos os outros que estão de plantão.
Desta forma, você quebrará o gelo e também fará com que a reunião comece.
Acredite em mim, uma vez que isso esteja feito, começar a conversa é uma brisa.
#3. Use a câmera
Importante para: Tanto o anfitrião quanto os outros participantes.
Há muita conversa sobre se você deve ter sempre a câmera ligada enquanto estiver no Zoom. Eu tenho os dois lados da discussão. Em certa medida, também concordo com ambos os lados.
Mas eu acho que a melhor abordagem é em algum lugar no meio.
Se você é o anfitrião, sua câmera deve estar ligada. Você está liderando a reunião e os olhos de todos estarão em você no final. Tê-los olhando para um adesivo retangular com seu nome não é uma boa maneira de construir relacionamento e engajamento.
Como participantes, não há problema em manter a câmera desligada. Mas tenha em mente que tê-la desligada reduzirá a oportunidade de maior interação humana. Seus co-participantes não serão capazes de ler sua linguagem corporal, e você não será capaz de fornecer contexto adicional a seus argumentos com gestos, etc.
Sem mencionar que você não conseguirá manter contato visual. Há uma rica pesquisa agora confirmando que manter o contato visual durante as sessões de Zoom estabelece uma melhor conexão e reduz a fadiga do Zoom.
#4. Vista-se apropriadamente
Importante para: Todos os participantes.
As regras do código de vestimenta mudaram significativamente desde a pandemia. A maioria de nós acabou trabalhando a partir de casa, e começamos a ter uma abordagem mais casual em relação a nossos trajes.
Estava tudo bem então. Mas como o mundo continua voltando ao normal, você precisa começar a prestar muita atenção ao que você usa durante as chamadas Zoom.
Agora, não quero dizer que você precisa usar trajes de escritório a cada chamada. Basta vestir-se adequadamente para o tipo de reunião que você tem:
- Se você está apenas reunido com colegas de sua equipe para discutir idéias para um projeto, então o desgaste casual é mais do que bom.
- Mas se houver outras pessoas presentes - clientes, fornecedores terceirizados, ou até mesmo executivos superiores da empresa - então talvez se considere seguir um código de vestuário mais profissional.
#5. Silencie o microfone até que seja sua vez de falar
Importante para: Todos os participantes.
De longe, manter o microfone ligado o tempo todo é a fonte número um dos momentos mais embaraçosos durante as chamadas Zoom. Uma coisa é quando o microfone capta sons cotidianos - crianças brincando na sala ao lado, conversas, ou um rádio tocando na cozinha. Mas também pode deixar os outros ouvirem como você soa ao arrotar depois de beber um refrigerante, por exemplo. E isso raramente é um som bonito.
A boa notícia é que você pode evitar tudo isso seguindo uma regra simples - Mantenha seu microfone em silêncio, a menos que seja sua vez de falar. Silencie-se quando não estiver falando, e você está eliminando uma séria fonte de embaraço.
DICA: Alguns laptops possuem um botão de microfone mudo. Você pode encontrá-lo entre as teclas de função na fileira superior de seu teclado. Isto faz com que os microfones emudecidos e desocupados durante as chamadas Zoom sejam uma brisa e não exige que você clique em uma opção relevante na interface do Zoom para bloquear ruídos de fundo.
#6. Notifique os outros quando quiser falar
Importante para todos os participantes.
O Zoom tem uma característica surpreendente que lhe permite "levantar a mão" para notificar os outros que você quer falar.
Use-o para eliminar aquela situação irritante em que os participantes começam a falar uns sobre os outros, tentando introduzir suas idéias na conversa.
#7. Evite multi-tarefas
Importante para: Todos os participantes.
Admito que este é o meu incômodo pessoal durante as chamadas de Zoom. Odeio absolutamente ver outros participantes checando (ou mesmo respondendo!) e-mails, seguindo conversas sobre Zoom, ou mesmo tendo conversas separadas com outros.
E você pode dizer tão facilmente quando eles o fazem. Seus olhos não estão fixos em um ponto da tela. Você pode realmente ver os olhos deles seguindo o texto que eles leram. Ou eles estão distraídos de outras maneiras.
Toda essa multitarefa leva a sérios problemas durante as reuniões do Zoom:
- Informações importantes se perdem. Quem quer que seja multitarefa está fadado a perder pelo menos algumas delas.
- Outros também se distraem ou se desmotivam com tal comportamento.
- Sem mencionar que é injusto para a pessoa que fala quando você não está prestando atenção a ela.
Ao invés disso, siga a mesma etiqueta que você seguiria durante qualquer reunião padrão, não virtual:
- Silenciar todas as notificações,
- Desligue seu cliente de e-mail e Slack ou qualquer outro software de bate-papo que você utilize.
- Feche todas as abas do navegador que você tinha aberto antes do início da reunião.
- Silencie seu telefone também.
#8. Pausa regular ao falar
Importante para: Todos os participantes que falam e apresentam informações durante a reunião.
Esta etiqueta de Zoom tem mais a ver com limitações tecnológicas do que com o comportamento humano.
Vejam, um desafio que experimentamos quando conversamos sobre Zoom é o tempo de atraso. As pessoas em chamada podem usar diferentes velocidades de Internet, etc., e estas podem levar ao atraso em suas palavras para alcançá-los.
Fazer pausas curtas, mas regulares, mesmo que possa parecer antinatural a princípio, garantirá que todos sejam apanhados e que nenhuma informação seja perdida.
#9. Coloque seu ambiente com um fundo Zoom
Importante para: Todas as plataformas de reuniões que se juntam à chamada de um ambiente não profissional.
Se você está em um ambiente profissional quando está de plantão, como estar em sua mesa ou na sala de reuniões da empresa, então provavelmente não precisa se preocupar com esta dica de etiqueta.
Mas se você estiver participando da chamada de casa, de um café ou de outro ambiente não-profissional, então você deve otimizar seu histórico.
Felizmente, o Zoom lhe dá a opção de criar um fundo virtual para a chamada e esconder seu ambiente atual dos outros participantes.
O Zoom oferece muitas opções para escolher - desde paisagens urbanas ou paisagens até fundos de cores claras - para que você possa otimizar o ambiente para representá-lo da melhor forma possível.
#10. Não coma enquanto estiver de plantão
Importante para: Todos os participantes.
Esta regra deve ser aplicada mesmo que você não use a câmera de vídeo durante a reunião. Claro que, com a câmera desligada, outras plataformas de reunião não o verão comendo. Mas eles ainda podem ouvir você mastigando ou engolindo. Isto é particularmente verdadeiro se você se esquecer de silenciar seu microfone.
No geral, comer durante uma reunião é um grande não-não. Não é um comportamento profissional, por exemplo. É também uma distração e desrespeito aos outros.
E quanto à água potável ou café?
Pessoalmente, opto por não beber água ou café também durante as reuniões do Zoom. Não me sinto confortável com os outros me vendo tomando um gole. Entretanto, não tenho nenhum problema com os outros fazendo isso, desde que seu microfone esteja em modo silencioso.
#11. Posicione sua câmera para manter contato visual
Importante para: Todos os participantes.
O contato visual é natural quando você encontra alguém pessoalmente. Vocês ficam em frente um do outro e mantêm contato visual naturalmente.
A situação é bem diferente quando se está em uma reunião virtual:
- Seu laptop, e com isso, a câmera, pode não estar no nível dos seus olhos.
- Mesmo se você olhar diretamente para a tela, não parece estar olhando diretamente para a pessoa que fala. Em vez disso, você observa a imagem deles na tela. Essa imagem está abaixo da câmera, é claro, e assim, para a pessoa do outro lado, você olha como se estivesse olhando para algo mais baixo do que seus olhos.
- Sem mencionar que, muitas vezes, olhamos nossa própria imagem em uma tela, em vez da pessoa que fala conosco.
Para manter contato visual completo, você precisa olhar diretamente para a câmera. Desta forma, para a pessoa que o vê na tela, você parece que está olhando diretamente para ela.
Para fazer isso bem, você deve posicionar o laptop no nível de sua cabeça. Você deve ser capaz de olhar para a câmera sem deixar cair a cabeça.
#12. Não trate a câmera como um espelho
Importante para: Todos os participantes.
Tenho certeza de que isto não é apenas o meu peeve de estimação. Ver outros participantes corrigindo seus cabelos ou seus trajes é simplesmente irritante. Você imediatamente sabe que eles não se concentram na reunião, mas usam a câmera como um espelho, e seus pensamentos estão em melhorar sua aparência.
Não cometa o mesmo erro. A câmera não é um espelho, mas um dispositivo através do qual você se conecta e mantém contato visual com os outros participantes. Use-a como tal e mantenha-se concentrado na conversa.
#13. Teste as configurações de áudio e vídeo antes da reunião
Importante para: Todos os participantes.
Irritante, não é? Você participa de uma reunião de Zoom, animado para discutir suas idéias com os outros. E depois, você passa os primeiros minutos perguntando se os outros podem ouvi-lo agora.
Isto não teria ocorrido se todos tivessem testado suas configurações de áudio e vídeo com antecedência.
O Zoom lhe dá a opção de fazer isso quando você está se juntando à chamada. Você pode selecionar a interface de áudio que deseja usar e testar se ela está configurada corretamente para a reunião.
Tenha o hábito de fazer isso antes de cada chamada, e tente incutir este passo em toda a organização.
#14. Preparar todos os materiais com antecedência
Importante para: Todos os participantes que se apresentarão durante a reunião.
Prepare todos os materiais que você está planejando apresentar, ou até mesmo mostre algo aos outros participantes com antecedência. Se você quiser compartilhar a tela, então mantenha o controle com essas informações abertas na tela. O mesmo vale para quaisquer folhas de cálculo e outros documentos. A última coisa que seus colegas e outras plataformas de reunião querem experimentar é ter que ver você abrindo freneticamente pastas e marcadores para localizar as informações corretas.
#15. Documente sua etiqueta do Zoom e distribua-o por toda a organização
Finalmente, uma vez decidida a etiqueta exata, você gostaria que outros a seguissem durante suas reuniões do Zoom, coloque-a por escrito. Crie um documento listando todos os pontos que você gostaria e não gostaria que outros seguissem durante suas reuniões de Zoom. Distribua esse documento por toda a organização, e disponibilize-se para responder quaisquer perguntas que outros possam ter sobre ele.
Boa sorte!