Você está usando Webex para colaboração? Você se pergunta como tirar o máximo proveito disso?
Aqui está algo que você já deve ter sabido sobre a Webex - na verdade, o Zoom nasceu fora dela.
É verdade. O CEO da Zoom, Eric Yuan, foi o ex-engenheiro e executivo da Cisco que decidiu deixar a Cisco e iniciar seu próprio serviço de videoconferência.
Caso em questão - Mesmo que todos falem sobre Zoom, foi a Cisco que construiu um dos primeiros aplicativos de vídeo e webconferência. E foi a Webex que inspirou outros serviços similares, incluindo o Zoom.
Ele tem muitas características e serviços legais que você pode usar para aproveitar ao máximo. No entanto, às vezes você pode não ter tempo para explorá-los sozinho, ou eles estão escondidos no fundo da aplicação.
Então, veja isto; vou ajudá-lo a se tornar um usuário pró-Webex com este artigo, com algumas dicas e truques legais.
Vamos começar!
O que é Webex?
Antes de saltarmos diretamente para as dicas e truques da Webex, vamos primeiro nos lembrar da Webex como um produto abrangente de conferência.
Webex é um serviço de conferência web para chamadas, reuniões, mensagens e eventos para equipes de todos os tamanhos. Não apenas equipes remotas, mas equipes híbridas se beneficiam muito de todos esses serviços.
Com a Webex, você pode:
- Chamada de qualquer dispositivo
- Fazer apresentações virtuais que são tão boas quanto reuniões presenciais
- Troca de mensagens com as partes interessadas internas e externas junto com o compartilhamento de arquivos
- Envolver instantaneamente o público através da realização de pesquisas, perguntas e respostas ao vivo e outras técnicas de reuniões interativas
- Organizar webinars e eventos interativos para audiências virtuais e presenciais
Webex é um nome bem estabelecido em várias indústrias, incluindo mas não limitado à educação, saúde, governo, finanças, esportes e entretenimento, linha de frente, sem fins lucrativos, startups, etc.
A Webex também se integra com suas ferramentas favoritas para diferentes propósitos, de modo que você trabalha sem problemas, sem trocar de aplicativos:
- Social Intents para bate-papo ao vivo
- Calendário para agendamento de reuniões
- Miro para colaboração visual, etc.
Portanto, tendo em mente estas funcionalidades-chave da Webex, deixe-me pular diretamente para as dicas e truques que eu prometi.
Como posso obter o máximo da Webex - 19 Dicas e truques
Dicas e truques gerais da Webex
#1. Combine isso com uma ferramenta de bate-papo ao vivo
Você sabia que você pode combinar a Webex com ferramentas de bate-papo ao vivo como Social Intents para transformá-la em uma força de vendas?
Ao integrar a Webex com a Social Intents, você pode conectar toda sua equipe de vendas com os visitantes do site diretamente da Webex. Desta forma, você pode vender mais e oferecer um ótimo atendimento ao cliente em tempo real, diretamente de qualquer Espaço ou DM.
Com esta integração, você também recebe notificações em tempo real de novas conversas na Webex e nunca mais perde outro chat de suporte ao cliente ao vivo.
A integração Webex com Social Intents live chat pode lhe ajudar:
- Conecte-se com prospectos no site
- Alinhar a equipe de vendas
- Colaborar com os departamentos cruzados, etc.
A coisa é que, ao contrário de outros aplicativos de bate-papo ao vivo onde esta funcionalidade pode vir como uma opção, o Social Intent é construído principalmente para este propósito.
#2. Compartilhar conteúdo relevante antes de uma chamada
Compartilhar o conteúdo enquanto uma chamada está acontecendo e com antecedência, são duas coisas diferentes.
Compartilhar informações relevantes com antecedência ou dar a seus participantes alguns exercícios opcionais para fazer antes que a chamada possa resultar em:
- Participantes mais interessados
- Melhor aprendizado, e
- Um sentimento de comunidade.
Além disso, desta forma eles terão tempo suficiente para digerir informações complexas e podem apresentar perguntas mais relevantes e perspicazes e possibilidades de ação.
Se houver outras pessoas que vão fazer uma apresentação, é uma ótima idéia compartilhar também com elas um ou dois pontos/cenários de discussão. As pessoas se sentem mais à vontade para falar em grupo quando pensam no tema com antecedência.
#3. Fechar aplicações desnecessárias e outras transmissões para uma conectividade ideal
Uma dica simples, mas muito útil em tempos de problemas de conectividade, é fechar qualquer aplicativo desnecessário, atividade de streaming ou VPNs enquanto se hospeda ou participa de uma reunião na Webex. Desta forma, a Webex pode usar toda a largura de banda para um ótimo desempenho.
Alguns aplicativos também podem ter anúncios em vídeo tocando de repente e estes irão perturbar sua reunião. Portanto, é melhor fechar todos os aplicativos extras enquanto uma reunião Webex estiver acontecendo.
Se você estiver trabalhando em casa, esteja ciente também do uso de outras pessoas em sua casa para ter certeza de que não está lutando por largura de banda no meio de uma reunião.
Dicas e truques para reuniões Webex
#4. Faça um teste de velocidade para estar no lado seguro
A primeira coisa que você pode fazer mesmo antes do início de uma reunião Webex é fazer um teste de velocidade em sua conexão de Internet. Uma vez que você tenha suas especificações, compare-as com as especificações recomendadas pela Webex (a Webex recomenda uma velocidade de download Mbps e velocidade de upload de pelo menos 5 Mbps).
Além disso, o WiFi é facilmente interrompido, portanto, a melhor maneira de evitar perturbações é usar uma conexão ethernet.
#5. Junte-se ao mudo e fique mudo enquanto você não estiver falando
Sim, eu sei, afirmando o óbvio.
Mas às vezes tendemos a pular as coisas mais óbvias e essas são as mais importantes. Quero dizer, não me diga apenas que odeio quando um colega se junta a uma reunião com alguém gritando em segundo plano.
Certifique-se de participar de todas as reuniões na Webex em modo mudo, e também permanecer mudo enquanto outra pessoa estiver falando. E otimize seu espaço de tal forma que, quando for sua vez de falar, os outros não sejam incomodados por seus ruídos de fundo.
É extremamente pouco profissional.
#6. Use fundos virtuais para uma experiência profissional de reunião
A Webex permite utilizar fundos virtuais em reuniões que são muito úteis para uma situação de trabalho híbrida.
Por exemplo, nem todos têm o luxo de possuir um espaço de escritório em casa, ou às vezes esse espaço pode não ser tão apresentável como você gostaria que fosse. Um fundo virtual é sua aposta segura.
Além disso, às vezes você quer usar sua marca ou logotipo como fundo, para criar sua presença visual única. Os fundos virtuais são uma excelente forma de fazê-lo também.
#7. Atribuir 'Apresentador' antes de emudecer todos
Uma dica rápida, mas importante.
Você deve atribuir o 'Papel de Apresentador' sempre que alguém estiver se apresentando. Isto assegurará que o apresentador não seja silenciado quando você usar a função "mute all".
#8. Use o bate-papo em reuniões
Se você tem uma pergunta a fazer ou uma idéia que deseja compartilhar enquanto alguém está falando durante uma reunião, é melhor fazê-lo no bate-papo.
Desta forma, você deixa a reunião fluir sem adiar nenhuma mensagem/ pergunta/nota urgente que tenha para o grupo ou para um indivíduo.
Para conversar com um indivíduo, clique no ícone 'participantes' em qualquer reunião para revelar a função de bate-papo, e depois escolha conversar com quem você quiser. Ou simplesmente selecione o ícone do bate-papo para enviar uma mensagem a todos em uma reunião. Veja como eles ficam:
#9. Defina seu áudio/vídeo com antecedência para as reuniões
O mau funcionamento de áudio e vídeo não é incomum no meio das reuniões Webex. Portanto, uma dica importante é definir seu áudio com antecedência antes de sua reunião.
A WebEx faz o default da câmera e do microfone embutidos em seu computador. Portanto, caso você esteja usando qualquer dispositivo externo, como uma webcam externa ou microfone, entre nas configurações da WebEx na parte inferior da tela de 'reuniões' e revise suas opções.
Você também pode optar por entrar na reunião sem qualquer áudio.
#10. Faça sondagens instantâneas
Você sabia que na Webex você pode realizar enquetes durante uma reunião e coletar respostas instantaneamente? Você só precisa adicionar enquetes através da opção 'painéis' em 'view' na barra de menu, e você pode criar perguntas de escolha única ou múltipla.
As pesquisas ao vivo são muito importantes para modelos híbridos de negócios como uma ferramenta poderosa para medir a compreensão, o sentimento e a opinião dos funcionários nas empresas.
#11. Troque de host em caso de emergência
Todos nós já passamos por isso.
Somos o anfitrião de uma reunião, e temos que sair cedo, ou estamos atrasados, ou simplesmente não podemos atendê-lo por causa de algum problema.
Para tais situações, a Webex permite que você faça de outra pessoa o anfitrião desta reunião. Você só precisa ter certeza de que a pessoa que você está escolhendo é de dentro de sua organização e tem uma conta com privilégios de anfitrião.
Se você só vai se juntar tarde, mas poderá participar da reunião, você pode fazer de alguém seu co-apresentador. Desta forma, eles podem começar sem você, e quando você se inscreve, você se torna automaticamente o anfitrião.
#12. Use o telefone para participar de reuniões
Caso sua internet não esteja funcionando, seu trabalho não deve parar.
Webex permite que você se conecte às reuniões somente por telefone. Abra seu convite para reuniões e ligue para um dos números em "Junte-se por telefone" e siga as instruções dadas no centro de suporte Webex.
Já que você está se juntando apenas por telefone, obviamente você só pode ouvir o que as pessoas estão dizendo sem qualquer acesso às apresentações visuais.
#13. Utilizar relatórios de reuniões
Webex lhe dá acesso a relatórios de reuniões dependendo do plano que você selecionou.
Com estes relatórios, você pode acompanhar a sua reunião:
- Atendimento
- Gravação e outros usos
- Duração
- Informações sobre os participantes, etc.
Relatórios de reuniões ajudam a melhorar ainda mais suas reuniões e seu conteúdo.
Dicas e truques para o envio de mensagens Webex
#14. Prenda seus espaços mais utilizados
Você não quer voltar a procurar os espaços em que interage, dia sim, dia não.
Simplesmente fixe seus espaços favoritos para que uma rápida olhada na tela possa lhe dizer se você tem alguma mensagem nova para verificar.
#15. Passe a semana em mensagens antes de abri-las
Caso você tenha alguma mensagem nova, existe a possibilidade de não querer recebê-las imediatamente, mas querer saber o que está por vir.
Webex permite que você espreite a mensagem clicando com o botão direito do mouse sobre ela e clicando em espreitar. A mensagem permanecerá por ler, mas você saberá do que se trata. Legal, não é?
#16. Criar e adicionar robôs Webex
Se você quiser automatizar algo na Webex, é provável que haja um bot para isso.
Adicionar bots para tarefas simples como manter o controle dos aniversários da equipe, ou adicionar uma enquete a um espaço de grupo, permite que você se envolva em coisas que precisam de sua atenção pessoal.
Todos os tipos de bots estão disponíveis no hub de aplicativos Webex e você pode adicioná-los de acordo com sua necessidade.
#17. Enviar e-mails dentro dos espaços
Por falar em bots, um bot merece menção especial aqui, o e-mail2teams bot.
E se você pudesse transformar um longo segmento de e-mail em uma conversa no espaço Webex? Soa muito bem, certo? Bem, o e-mail2teams bot permite que você faça exatamente isso.
Basta encontrar o tópico de e-mail com os participantes que você gostaria de mudar para um novo espaço Webex. Responda tudo ao tópico de e-mail, e na linha BCC, adicione"bot@email2teams.com". O Bot recebe seu e-mail, cria um espaço de equipes com o 'Assunto' como título e depois sai.
O que é ótimo é que alguém que ainda não se inscreveu para as Equipes recebe um convite por e-mail e, uma vez inscrito, é automaticamente adicionado ao espaço. Ta-da!
#18. Encontre mensagens importantes com filtros e bandeiras
Uma enorme quantidade de informações está lá nos espaços da Webex. Portanto, para pesquisar o que você está procurando:
- Marque suas mensagens importantes, para que você possa usar o filtro de mensagens marcadas para restringir sua busca.
- Use um único filtro, ou combine vários filtros para focalizar sua busca nos espaços em que você está procurando.
- Use palavras-chave diferentes como 'de:', 'com:', etc. para especificar sua busca e torná-la rápida
#19. Salve seu trabalho em particular
Você pode usar Webex para um fácil backup em nuvem, isso também como um espaço privado! Isso mesmo.
A Cisco diz que todos recebem seu espaço privado na Webex. Isto significa que você pode carregar quaisquer documentos ou apresentações em que esteja trabalhando, na Webex.
Basta criar seu próprio espaço na Webex, indo para 'mensagens' e depois clicando em 'criar um espaço'. Opcionalmente, você pode dar um nome a ele.
Conclusão
Espero que com todas as dicas e truques dados neste artigo, você possa navegar através de seus espaços Webex e ter uma experiência geral enriquecedora.
Boa sorte!