Você está usando as Equipes MS para colaborar e fazer o trabalho acontecer? Você está se perguntando se você também deve começar a usar as Equipes da Microsoft para o suporte ao cliente?
Usar as Equipes MS para suporte ao cliente ou como um help desk significa que seus funcionários podem apoiar e ajudar os clientes sem deixar o aplicativo que eles já usam o tempo todo. Como resultado, sua empresa poderia ajudar os clientes não apenas mais rapidamente, mas também melhor.
Neste post, vou lhes contar tudo sobre e muito mais. Você descobrirá porque você deve usar as Equipes MS para o atendimento ao cliente. Também discutiremos algumas maneiras práticas de transformar as Equipes MS em um poderoso helpdesk.
Então, vamos começar do início.
Por que usar as equipes MS para apoiar os clientes
Há três razões principais:
#1. Sua equipe já passa a maior parte de seu tempo em Equipes de MS.
É lá que seus funcionários e colegas colaboram, discutem projetos e até mesmo têm uma pequena brincadeira para tirar suas mentes dos projetos por um tempo também.
Parece lógico que eles devem responder às perguntas dos clientes sem deixar as Equipes também, certo?
Na verdade, muitos novos clientes que implementam nosso software de bate-papo ao vivo confirmam a necessidade de fundir os dois. Estas empresas mudaram todo seu back office para as equipes da Microsoft. Seus funcionários agora se concentram nas interações com a plataforma. Como resultado, eles descobrem que estão perdendo conversas porque não estão constantemente monitorando o sistema de bate-papo.
Em outras palavras, eles não estão respondendo a tickets e perguntas de suporte ao cliente porque ninguém sabe sobre eles! Além disso, estas acontecem fora das Equipes, enquanto os agentes de suporte se concentram na plataforma Microsoft.
#2. Você precisa de treinamento zero para implementar Equipes Microsoft para suporte ao cliente
Sejamos realistas; seus funcionários já sabem como utilizar as Equipes MS de forma eficaz. Eles sabem como navegar através de suas diferentes características e estão acostumados a como a plataforma funciona.
Devido a isso, você não terá que fornecer nenhum treinamento adicional ao implementar um helpdesk nas Equipes da Microsoft.
Suas equipes podem simplesmente continuar a trabalhar na plataforma como estavam. A única coisa diferente que elas notarão será um novo canal dedicado às consultas dos clientes.
#3. As Equipes MS tornam o apoio aos clientes mais conversacional e humano.
Em sua essência, a MS Teams é uma plataforma de colaboração. Na prática, isto significa que ela permite que as equipes conversem e trabalhem juntas em direção a um objetivo comum.
A situação não é diferente quando se utiliza as Equipes da Microsoft para suporte ao cliente.
Ao contrário do e-mail, com o suporte ao cliente por bate-papo ao vivo, seus agentes podem criar um relacionamento com os clientes e apoiá-los com interação em tempo real.
Como resultado, tal apoio parece mais pessoal. Por exemplo, os agentes podem fazer perguntas adicionais para saber mais sobre o problema do cliente ou incluir screenshots para a solução de problemas através de uma conversa por chat para economizar tempo e ajudar a pessoa mais rapidamente.
Como utilizar as equipes da MS para o suporte ao cliente
Há algumas regras simples que você precisa lembrar ao implementar o suporte ao cliente nas Equipes da Microsoft.
#1. Conecte o bate-papo ao vivo com as equipes MS
As equipes da Microsoft não têm um add-on de suporte ao cliente dedicado.
Para configurar Equipes para suporte ao cliente, você precisará usar um software dedicado que lhe permitirá conectar o bate-papo ao vivo com as Equipes e exibir solicitações de suporte na plataforma da Microsoft.
A propósito, isto é incrivelmente fácil de se fazer. O Social Intents permite conectar o bate-papo ao vivo com as Equipes MS em um processo simples de três etapas.
#1. Adicione o aplicativo Live Chat para Equipes à sua equipe.
#2. Incorpore nosso trecho de código em seu site. Isto permitirá que você exiba o widget de bate-papo de suporte ao vivo em seu site.
#3. Comece a responder diretamente às perguntas dos clientes nas Equipes MS
#2. Perguntas rápidas de triagem com formulários de pré-triagem
Conectar o site ao vivo com as Equipes MS lhe permite conversar com os clientes e apoiá-los em tempo real.
O próximo passo é garantir que você possa apoiá-los e ajudá-los adequadamente. E isso muitas vezes significa conhecer seu problema e ser capaz de encaminhar a pessoa até o agente mais conhecedor.
A maneira mais simples de fazê-lo é criando formulários de pré-conferência que solicitam aos clientes informações iniciais sobre suas consultas.
Tais informações o ajudarão a compreender a natureza de seu problema e garantir que seu bate-papo seja retomado pela pessoa mais relevante da equipe.
#3. Use respostas automáticas para responder rapidamente a perguntas comuns
Quando se trata de apoiar os clientes em conversas ao vivo, nada mais importa do que velocidade. Nenhum cliente quer ficar olhando para a tela de seu computador, esperando a resposta de seu agente, afinal de contas.
Eles esperam que a conversa flua naturalmente, com respostas que aparecem quase em um instante.
O problema - Isso é um pouco difícil de fazer quando se tem que digitar todas as respostas à mão.
Digite as respostas automáticas.
As respostas automáticas são trechos predefinidos de texto que os agentes podem importar para uma conversa de chat com um simples atalho de teclado ou comando.
Em resumo, as respostas automáticas permitem que você pré-configure respostas às perguntas mais comuns e praticamente automatize a conversa com um cliente.
#4. Compartilhe links para a base de conhecimento
Outra ótima maneira de acelerar a resolução de um problema ou bilhete é enviando aos clientes links para artigos de base de conhecimento que discutem e aconselham sobre seu problema.
Você pode fazer isso de duas maneiras:
- Envie um link para um artigo de base de conhecimento relevante quando você estiver explicando como superar um problema em particular com seu produto ou serviço, ou
- Fornecer o link no final da interação de suporte como material de referência para ajudar um cliente se ele se deparar com um problema semelhante no futuro.
#5. Use as Equipes MS para conseguir que toda a equipe ajude a resolver os problemas dos clientes
Por sua natureza, as Equipes da Microsoft são uma plataforma altamente colaborativa. Ela ostenta colaboração, conversa e trabalho conjunto em direção a um objetivo comum.
E isso também pode ajudá-lo a melhorar o atendimento ao cliente.
Como seus agentes estão na mesma plataforma que o resto da equipe, eles podem se conectar rapidamente com outro especialista e obter sua assistência para ajudar um cliente.
Naturalmente, o mesmo é possível com outras soluções de helpdesk. Mas é necessário que os agentes mudem para outras plataformas para chegar a outro membro da equipe.
As Equipes MS, por outro lado, fazem com que todo o processo seja rápido e sem problemas.
#6. Integrar-se com outras ferramentas de atendimento ao cliente via Zapier para criar e resolver bilhetes
FATO: Nem todas as consultas dos clientes podem ser resolvidas com uma única conversa de bate-papo. Às vezes, sua equipe precisa investigar um problema mais a fundo. E para isso, eles terão que criar um ticket de suporte para o cliente.
Novamente, as Equipes MS não oferecem tal opção. Mas ela pode se conectar e se integrar com outras ferramentas de atendimento ao cliente através do Zapier.
Portanto, amplie sua configuração de suporte com tais integrações, se necessário, para construir um help desk robusto que lhe permitirá ajudar os clientes em tempo real e resolver tickets de suporte, se necessário.